Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Hier der Überblick über Fristen, Übergangsregeln und zulässige Formate – Stand Oktober 2026.
Die Fristen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Umsatz oder Größe. |
| bis 31. Dezember 2026 | Übergang: Rechnungen dürfen noch auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in anderen elektronischen Formaten (z. B. PDF) ausgestellt werden. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| bis 31. Dezember 2027 | Übergang für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz sowie für EDI-Verfahren, die nicht der EN 16931 entsprechen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B-Verkehr E-Rechnungen ausstellen. |
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Zulässig sind laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 insbesondere die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – nicht jedoch die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL (siehe Profilvergleich). Eine einfache PDF-Rechnung, ein Scan oder eine Rechnung per E-Mail-Text ist keine E-Rechnung.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und an Empfänger im Ausland fallen nicht unter die inländische B2B-Pflicht.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen: E-Rechnungen müssen gelesen, geprüft und GoBD-konform archiviert werden – das XML ist das maßgebliche Original.
- Versand vorbereiten: Rechnungssoftware oder ERP so erweitern, dass sie XRechnung bzw. ZUGFeRD (Profil EN 16931) erzeugt.
- Stammdaten prüfen: Pflichtangaben wie Umsatzsteuer-ID (BT-31), Kontaktdaten und Zahlungsinformationen müssen strukturiert vorliegen.
Umsetzung mit der Aloaha ZUGFeRD SDK
Die Aloaha ZUGFeRD SDK ergänzt bestehende Software um das Erzeugen, Auslesen und Prüfen von E-Rechnungen – on-premise, ohne Cloud, für .NET, COM/VB6, Kommandozeile und als Web-Service. Einstieg: Schnellstart mit VB.NET · kostenlose Testlizenz.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen gilt ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 1. Januar 2028 für alle.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF-Rechnung ist eine sonstige Rechnung. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist dagegen ein PDF/A-3 mit eingebettetem, strukturiertem XML und gilt ab Profil BASIC als E-Rechnung.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja, unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.