National und international werden bereits viele Formate für elektronische Rechnungen genutzt. Problem ist, dass es noch keine allgemeinverbindliche Norm gibt, die von allen genutzt werden kann. Deutschland und Frankreich haben aber seit März 2020 den gemeinsamen E-Rechnungsstandard XRechnung.
Standard XRechnung: Impulsgeber ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) 2.0 bzw. die aktuelle Version 2.1 erfüllen alle Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU an die XRechnung und können für die Rechnungsstellung mit Behörden, national und international, genutzt werden.
Das ZUGFeRD-Format basiert auf dem durch das vom internationalen Normungsgremium (UN/CEFACT) entwickelten Standard „Cross Industry Invoice“ (CII) und dem „Message User Guides“ (MUG) des CEN. Damit ist die Voraussetzung für die Etablierung von ZUGFeRD als einheitliches europäisches Format schon heute gegeben.
Das bisher vorherrschende deutsche E-Rechnungsformat ZUGFeRD 1.0 wurde zur Version ZUGFeRD 2.1 weiterentwickelt und entspricht der europäischen Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung. Damit erfüllt ZUGFeRD 2.1 alle Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU an die XRechnung und kann für die Rechnungsstellung mit Behörden, national und international, genutzt werden. Auch ZUGFeRD nutzt das PDF-Format, allerdings basiert es auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XRechnung in PDF einzubetten. Damit werden sowohl strukturierte Datensätze (X- bzw. XML-Format) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt. Optisch ist die Rechnung mit eingebundenen Datensätzen nicht von einer normalen PDF-Rechnung zu unterscheiden.
XRechnung vs ZUGFeRD: verschiedene Begriffe, gleiche Bedeutung
International sind die Begriffe ZUGFeRD 2.1 bzw. XRechnung wenig bekannt, hier wird meist der Begriff „Factur X“ verwendet. Es kann sein, dass sich diese Bezeichnung auch in Deutschland etablieren wird.