Word-Vorlage für ZUGFeRD-PDF/A: Platzhalter und BT-Nummern

Thema

CreateDocFromXML

SDK-Mitglieder

ConvertDOCX2PDF() CreateDocFromXML() Last_Error MergeXMLIntoPDF()

Business Terms

BT-1 Rechnungsnummer BT-2 Rechnungsdatum BT-5 Code für die Rechnungswährung BT-9 Fälligkeitsdatum der Zahlung BT-10 Referenz des Käufers BT-11 Projektreferenz BT-12 Vertragsreferenz BT-13 Bestellreferenz

Codebeispiele

VB.NET, VB6 / VBScript (COM)

Veröffentlicht

7. Oktober 2026

Neben dem Einbetten von XML in ein vorhandenes PDF bietet das Aloaha ZUGFeRD SDK einen zweiten Weg zur hybriden E-Rechnung: Sie gestalten Ihr Rechnungslayout einmal als Word-Vorlage (DOCX) mit Platzhaltern. Das SDK füllt die Vorlage mit den Werten aus dem ZUGFeRD- bzw. XRechnung-XML, wandelt sie in ein PDF/A-3 um und bettet das XML ein – ganz ohne Ausgangs-PDF. Derselbe Weg eignet sich, um empfangene XRechnungen lesbar darzustellen oder zu drucken.

Vorlagen zum Download

• template.docx – vollständige Beispielrechnung mit Anschrift, Positionstabelle (Menge, Einheit, Artikelname und -beschreibung, Einzel- und Gesamtpreis), Nettosumme, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag, Verwendungszweck, Zahlungsbedingungen und Hinweistext. 25 Platzhalter.
• TemplateEUR_VAT.docx – schlankere Variante in Euro mit Positionstabelle, Umsatzsteuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag. 17 Platzhalter.

Beide Vorlagen sind normale Word-Dokumente: Logo, Schriften, Farben und Texte passen Sie frei an. Entscheidend sind nur die Platzhalter in eckigen Klammern.

So funktioniert es

Die Funktion CreateDocFromXML liest das XML, ersetzt die Platzhalter und speichert das Ergebnis. Endet der Ausgabepfad auf .pdf, erzeugt sie in einem Schritt die fertige ZUGFeRD-PDF/A-3-Rechnung mit eingebettetem XML; endet er auf .docx, erhalten Sie die befüllte Word-Datei.

VB.NET – in einem Schritt

Dim LicenseKey As String = "IHR-LIZENZSCHLUESSEL"      ' Testlizenz: info@aloaha.com
Dim alo As New Aloaha_ZUGFeRD.XML(LicenseKey)
Dim Vorlage As String = "C:\Rechnungen\TemplateEUR_VAT.docx"
If alo.CreateDocFromXML("C:\Rechnungen\RE-0001.xml", "C:\Rechnungen\RE-0001.pdf", Vorlage, LicenseKey, True) Then
    ' fertig: PDF/A-3 mit eingebettetem ZUGFeRD-XML
Else
    Console.WriteLine(alo.Last_Error)
End If

VBA / VB6 (COM) – in drei Schritten, wenn Sie das Word-Dokument vor der Umwandlung prüfen oder einen Anhang (z. B. AGB) mit einbetten möchten:

Set alo = CreateObject("Aloaha_ZUGFeRD.XML")
If alo.CreateDocFromXML(XMLDatei, WordDatei, Vorlage, Lizenz, True) Then
    If alo.ConvertDOCX2PDF(WordDatei, PDFDatei, True, Lizenz) Then
        If alo.MergeXMLIntoPDF(XMLDatei, PDFDatei, Zieldatei, True, "C:\AGB\AGB.pdf", Lizenz) Then
            MsgBox "ok"
        End If
    End If
End If

Parameter von CreateDocFromXML

Regeln für Platzhalter

• Platzhalter stehen in eckigen Klammern und werden exakt so geschrieben wie unten – mit Punkt, ohne Leerzeichen, Groß- und Kleinschreibung beachten: [Buyer.Country], nicht [Buyer. Country].
• Tippen Sie einen Platzhalter am Stück und formatieren Sie ihn einheitlich. Wird er nachträglich teilweise umformatiert, kann Word ihn intern aufteilen; dann den Platzhalter einfach neu eintippen.
• Positions-Platzhalter (Abschnitt „Rechnungspositionen“) gehören in eine Zeile einer Word-Tabelle. Das SDK vervielfältigt diese Zeile für jede Rechnungsposition.
• Fehlt ein Wert im XML, wird der Platzhalter durch einen leeren Text ersetzt.
• Datumsfelder werden als TT.MM.JJJJ ausgegeben.
• Bei mehreren Steuersätzen stehen die weiteren Sätze in [VatRate1] bis [VatRate10], analog [BasisAmount1]…, [CalculatedAmount1]… und [LineTotalBasisAmount1]…; nicht benötigte werden geleert.
• Feste Texte, die je nach Rechnung entfallen sollen, tragen Sie vor dem Aufruf in das Feld Strings2Delete ein – das SDK entfernt sie aus dem Dokument.
• Für die Umwandlung in PDF muss Microsoft Word auf dem Rechner installiert sein.

Platzhalter-Referenz

Die Namen folgen den Elementen der ZUGFeRD-Spezifikation. Die Spalte BT nennt das zugehörige Feld der EN 16931; „–“ heißt: kein Feld der Norm (z. B. ZUGFeRD-EXTENDED oder ein vom SDK berechneter Wert).

Rechnungskopf

Zahlung

Summen

Umsatzsteuer-Aufschlüsselung (BG-23)

Ohne Ziffer: erster Steuersatz. Mit Ziffer 1 bis 10: weitere Steuersätze in der Reihenfolge des XML.

Verkäufer

Käufer

Rechnungspositionen (BG-25) – in einer Tabellenzeile

Es wird jeweils der erste Abschlag einer Position ausgegeben.

Ohne Installation testen

Laden Sie ein XML im Webdienst hoch und erhalten Sie das Ergebnis mit der Standardvorlage: als Word-Datei oder als ZUGFeRD-PDF. In der Aloaha ZUGFeRD GUI geht es ebenfalls per Mausklick (siehe Automatische XML nach PDF/A Konvertierung), auf der Kommandozeile mit zugcmd.

Business Terms in diesem Artikel: BT-1 BT-2 BT-5 BT-9 BT-10 BT-11 BT-12 BT-13 BT-14 BT-16 BT-19 BT-20 BT-22 BT-25 BT-27 BT-29 BT-31 BT-44 BT-46 BT-48 BT-72 BT-73 BT-74 BT-83 BT-84 BT-106 BT-109 BT-110 BT-112 BT-115 BT-116 BT-117 BT-119 BT-126 BT-129 BT-131 BT-146 BT-153 BT-154 BG-23 BG-25 BT-32 BT-34 BT-35 BT-36 BT-37 BT-38 BT-40 BT-41 BT-42 BT-43 BT-49 BT-50 BT-51 BT-52 BT-53 BT-55 BT-56 BT-57 BT-58 BT-86 BT-91 BT-107 BT-108 BT-113 BT-127 BT-130 BT-136 BT-137 BT-138 BT-139 BT-148 BT-149 BT-152 BT-155 BT-156 BT-162 BT-163