Das neue Format “ZUGFeRD” für den elektronischen Rechnungsaustausch

Der neue Normteil PDF/A-3 bietet ein wichtiges Feature fuer das neue Format “ZUGFeRD”: Anwender können beliebige Dateiformate in eine PDF/A-Datei einbetten. Durch diese Erweiterung des Charakters von PDF/A als Format für die Langzeitarchivierung um den Containergedanken wird sich für Unternehmen, Behörden und Softwarehersteller beim Empfang und Versand von Rechnungen vieles ändern.

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland hat im PDF/A-3-Format ein großes Potenzial für den elektronischen Rechnungstausch erkannt. Dem entsprechend treibt es das darauf basierendes Austauschformat “ZUGFeRD” voran. Es soll als nationale Norm formuliert werden und anschließend als New Work Item für die Erstellung einer europäischen Norm beim europäischen Komitee für Normung (CEN) eingereicht werden.

In den Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD), die das neue Dokumenten- und Datenformat für den Austausch elektronischer Rechnungen beschreiben, ist PDF/A-3 als bevorzugtes Übertragungsformat definiert.

1. • Die visuelle Darstellung der Rechnungsdaten erfolgt über ein PDF/A-3-konformes Dokument. Es bildet die Rechnung in einer für das menschliche Auge lesbaren Form ab und ist langzeitarchivierbar.

1. • Die Rechnungsdaten sind im XML-Format mit Bezug auf das gesamte Dokument über ein so genanntes File Specification Dictionary in die PDF/A-Datei eingebettet. In der Version 1.0 des ZUGFeRD-Standards ist pro PDF/A-3 Dokument nur die Einbindung eines Rechnungsdatendokuments zulässig. Grundsätzlich ist es jedoch möglich, PDF/A-3 als Container für mehrere Dateien zu nutzen. Somit können beispielsweise auch Informationen zur Rechnungsprüfung in PDF/A-3 gebündelt werden. Der große Vorteil: XML ist maschinenlesbar und lässt sich somit ohne Medienbrüche automatisch weiterverarbeiten.

1. • Die Beschreibung des Dokuments als ZUGFeRD-konforme Rechnung erfolgt mittels eines spezifischen XMP-Erweiterungsschemas sowie entsprechender XMP-Metadaten. Dafür sind sämtliche, auch individuelle Metadaten in XMP-Form einzubetten. Das XMP-Erweiterungsschema muss die PDF/A-Eigenschaft und die Konformitätsstufe explizit enthalten. Dadurch kann man das PDF/A-3-Dokument als ZUGFeRD-Rechnung identifizieren. Die Version des ZUGFeRD-Standards wird deutlich, ebenso wie die dokumentenweiten Metadaten. Dazu gehören der Name der eingebundenen Rechnungsdatei, die Rechnungsnummer, über die die Rechnung identifiziert wird, und das Rechnungsdatum.

Das neue elektronische Rechnungsformat soll den Austausch von Rechnungsdaten branchenunabhängig zwischen großen und kleinen Unternehmen ebenso erlauben wie zwischen Privatunternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Dank der ZUGFeRD-XML-Daten können die Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden – bis hin zur Buchung. Medienbrüche werden sowohl auf der Versender- als auch auf der Empfängerseite vermieden.

Man geht davon aus, die Verarbeitungskosten einer Papierrechnung von über 20 Euro mit ZUGFeRD auf etwa zwei Euro senken zu können. Zudem kann der Zahlungsverkehr schneller abgewickelt werden.

Dieser Nutzen könnte darüber hinaus eine breite Akzeptanz des ZUGFeRD-Formats fördern. Je mehr Unternehmen es einsetzen, desto stärker wird es zur Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten. Dies wiederum könnte die Basis für die Zusammenarbeit im Geschäftsleben verändern: Wer in der Lage ist, das neue Format zu versenden und empfangen, ist gegenüber Wettbewerbern, die Rechnungen noch in Papierform versenden, im Vorteil – auch auf internationaler Ebene.

1. • Wofuer steht FeRD?
     FeRD steht für “Forum elektronische Rechnung Deutschland” und ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen.

1. • Was ist das neue Rechnungsformat ZUGFeRD?
     ZUGFeRD ist die Abkürzung für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Dieses neue Rechnungsformat erlaubt es deutschlandweit einheitlich strukturierte Rechnungsdaten in einer Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.

1. • Wie funktioniert denn ueberhaupt ZUGFeRD?
     ZUGFeRD integriert standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format als Anhang in Ihrer PDF Rechnung. Die Rechnungen werden also weiterhin im PDF-Format verschickt. Die Daten werden aber zusätzlich in einer standardisierten XML-Struktur übertragen, die ins PDF eingebettet ist.
     Das ZUGFeRD-Format schließt also die Lücke zwischen der manuellen Rechnungs-Verarbeitung in Papierform oder digitaler Form einerseits und voll automatisierter Verarbeitung von Rechnungsdaten via EDI (Electronic Data Interchange) andererseits. Das deutschlandweit einheitliche Format macht den Einsatz für kleine und mittelgroße Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll.

Was sind die Vorteile der strukturierter Rechnungsdaten für Unternehmer und Steuerberater?

• Der Rechnungsstandard eignet sich branchenübergreifend für alle Wirtschaftsbereiche und die öffentliche Verwaltung.
• Rechnungsdaten lassen sich automatisch verarbeiten.
• Zahlungs- und Buchungsvorgänge lassen sich automatisieren.
• Keine manuelle Datenübernahme, keine fehlerhafte Erfassung.

Was kann das Aloaha ZUGFeRD Toolkit?

• ZUGFeRD XML Daten erstellen
• ZUGFeRD XML Daten in existierende PDF/A einbinden
• ZUGFeRD XML Daten DIREKT in ein ZUGFeRD PDF/A konvertieren
• ZUGFeRD XML Datei aus PDF/A extrahieren
• ZUGFeRD Daten direkt aus einem ZUGFeRD PDF/A oder XML auslesen
• XML XAdES Signaturen moeglich
• PDF PAdES Signaturen moeglich

Fehlt etwas in der Aufzaehlung? Senden Sie uns Ihre Anregungen an info@zugferdpro.com

Es gibt fuer unser Toolkit natuerlich auch Beispiele und Videos:

Videos: https://www.youtube.com/watch?v=3p7XCglzBqM und https://www.youtube.com/watch?v=lPR6Z4djXwE

Wikipedia: http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=ZUGFeRD

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