Generisches PDF-Dokument gilt nicht als korrekte elektronische Rechnung
Wer glaubt, dass das Thema nur öffentliche Verwaltungen und Behörden betrifft, irrt. Denn Unternehmen, die künftig Rechnungen an Behörden in Deutschland oder Europa stellen, müssen in der Lage sein, korrekte elektronische Rechnungen zu erstellen und weiterzuleiten. Aktuell hat sich das klassische PDF-Format als „Quasi-Standard“ für elektronische Rechnungen durchgesetzt. Ein klassisches PDF-Dokument, wie es heute regelmäßig von den meisten Unternehmen verwendet wird, ist im Sinne der Behörden keine korrekte elektronische Rechnung, da das Dokument nicht automatisch in elektronischer Form weiterverarbeitet werden kann.
Heute ist es häufig noch so, dass eine PDF-Rechnung, die in einem Unternehmen ankommt, erfasst, ausgedruckt, gescannt und dann gegebenenfalls weiter manuell verarbeitet wird. Beispielsweise wird die Rechnung oft noch manuell zur Prüfung an den Verantwortlichen für etwa eine Bestellung gesendet. Dadurch steigt der Arbeitsaufwand und durch die Medienbrüche von elektronischer zu manueller Arbeit kann es zu Fehlern kommen.
Als richtige elektronische Rechnung gilt künftig nur noch die sog. XRechnung (ZUGFeRD 2), die die Möglichkeit des Austauschs eines strukturierten Datensatzes bietet. Damit lassen sich alle relevanten Rechnungsdaten automatisch, d.h. durch EDV ohne weitere manuelle Eingriffe, weiter verarbeiten und es können bei Bedarf auch weitere Unterlagen eingeunden werden.
XRechnung wird Pflicht: Fristen, zeitlicher Ablauf sowie betroffene Behörden und Unternehmen
Die Regelungen zur XRechnung gelten zunächst ausdrücklich nur für den Rechnungsversand bzw. -austausch mit Bundesbehörden. Diese müssen seit dem 27.11.2018 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Alle anderen Bundesbehörden müssen ab dem 27.11.2019 elektronische Rechnungen empfangen können. Die restlichen Behörden und Länder folgen dann bis April 2020. Unternehmer müssen derzeit Rechnungen ab 1.000 EUR elektronisch übermitteln.
Für Unternehmer gilt: Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden besteht erst ab dem 27.11.2020. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden dann grds. nicht mehr akzeptiert.
Bestimmungen und Einzelheiten hierzu finden sich in der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Bestehen Alternativen zur XRechung?
Grundsätzlich erfüllt ZUGFeRD 2.1 alle Normen der XRechnung und kann damit auch für die Erstellung echter elektronischer Rechnungen verwendet werden. Experten gehen aber derzeit davon aus, dass dieses Format neben der „reinen“ XRechnung eher eine untergeordnete Rolle spielen wird. Alle öffentlichen Einrichtungen wollen einheitlich den Standard der XRechnung verwenden.
Regelungen im europäischen Ausland beachten
Die XRechnung betrifft nicht nur Unternehmen und Selbstständige in Deutschland. Wer mit dem Ausland kooperiert, muss zum Teil schon jetzt in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden oder zu empfangen. Einige Beispiele: In Italien ist es bereits seit Anfang 2017 möglich, Rechnungen über eine zentrale Plattform an den jeweiligen Rechnungsempfänger zu schicken. Seit Januar 2019 sind Unternehmen sogar verpflichtet, Rechnungen elektronisch über das Austauschsystem „Sistema di Interscambio“ (SDI) zu verschicken. Auch in Spanien gibt es zumindest im steuerlichen Bereich schon die Pflicht für Unternehmen, bestimmte steuerlich relevante Daten elektronisch zu übermitteln. Auch in Frankreich verlangen Behörden von Firmen mit mehr als zehn Mitarbeitern seit diesem Jahr, dass sie Rechnungen elektronisch versenden. 2020 soll die Pflicht für alle Betriebe gelten.
Deutschland und Frankreich haben seit März 2020 gemeinsamen E-Rechnungsstandard
Und seit Ende März gibt es zwischen Frankreich und Deutschland einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard, der den Austausch von elektronischen Rechnungen deutlich vereinfacht. Sie haben aus ZUGFeRD 2.1 und Factur-X1.0 einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard definiert. Beide Formate, ZUGFeRD 2.1/Factur-X 1.0, ermöglichen den Austausch elektronischer Rechnungen in Form von strukturierten Daten zwischen Unternehmen und zwischen Unternehmen und Verwaltung. Das hybride elektronische Rechnungsformat besteht aus zwei Komponenten, einer PDF- und einer eingebetteten XML-Datei. Die PDF-Datei ist für Menschen lesbar, die XML-Datei enthält Rechnungsdaten in strukturierter Form und kann automatisch und maschinell ohne manuelle Eingriffe oder Medienbrüche verarbeitet werden.